Intercompany Prozesse

Die ideale Integration einer Tochterfirma in die Muttergesellschaft

Wenn wir eines nicht mit ansehen können, dann Folgendes:

Ineffizienz.

Jede Excel-Datei, die unnötig zwischen Unternehmen hin und her und hin und her gesendet wird, geht uns nahe. Weil wir wissen, dass es eine bessere Lösung gibt.

Natürlich ist Microsoft Excel bis zu einer gewissen Unternehmensgrösse ein vollkommen valides, kosteneffizientes und funktionelles Tool. Nur: ab einer bestimmten Grenze (und wir glauben diese Grenze ist schnell erreicht) wird eine Excel-Datei mit dem Suffix „_V8_final.xlsx“ mehr Schaden anrichten, als sie nützt:

Verlorene Produktivität

Mangelnde Datenqualität

Fehlende Automatisierung

Innerhalb eines einzelnen Unternehmen können diese Ineffizienzen noch leichter abgefangen werden: die Wege sind kürzer, die IT-Infrastruktur einheitlich, der Abstimmungsaufwand noch geringer.

An der Schnittstelle zwischen Unternehmen (auch einer Unternehmensgruppe) kommen dann doch ein paar erschwerende Faktoren dazu:

  • Unterschiedliche IT-Systeme
  • Kaum eine Chance auf einen einheitlichen Datenbestand, auf den jede und jeder Zugriff hat
  • Jede Neuabstimmung verzögert die Fertigstellung von Dokumenten um mindestens 2 Werktage.

Der Intercompany-Prozess

Der Intercompany-Prozess bezeichnet einen Arbeitsvorgang, der firmen- und gesellschaftsübergreifend durchgeführt wird.

Beispielsweise müssen Tochtergesellschaften ihre Jahresabschlüsse gemeinsam abstimmen, damit es zu keinen Inkonsistenzen zwischen den Einzelabschlüssen kommt. Auch mit der Hauptgesellschaft ist so ein Abstimmungsprozess durchzuführen.

Intercompany-Prozesse sind in ihrer Natur mit einer stark erhöhten Komplexität verbunden, was für alle Beteiligten Herausforderungen sowohl in der Kommunikation, als auch den IT-Systemen mit sich bringt.

Daten

Keine Prozessintegration ohne einheitliche Datenbasis. Über das Integration Framework werden Stammdaten so zur Verfügung gestellt, dass die gesamte Unternehmensgruppe einen Datenbestand verwendet.

Standardisierung

Auf der soliden Basis eines einheitlichen Datenbestandes können nun (endlich) die Prozesse innerhalb der Unternehmensgruppe vereinheitlicht werden.

Automatisierung

Etwas, das nicht standardisiert ist, kann nur schwer automatisiert werden. Standardisierte Intercompany-Prozesse erlauben es nun auch, sinnvolle Automatisierungen durchzuführen.

Konsolidierung und Monitoring

Die Arbeit an den Daten und Prozessen wirkt sich nun auch kostensparend und transparent in der Finanzbuchhaltung und im Monitoring der gesamten Unternehmensgruppe aus.

Der Intercompany-Prozess in der Realität

Die Realität ist leider eine andere:

  1. “Anbei Version 8 unserer Forderungs-Excel”
  2. “Ups, Anhang vergessen, V8 anbei”
  3. “Wir haben nun nachgeforscht, diese Rechnungen sind tatsächlich bei uns untergegangen. V9 im Anhang.”
  4. “Können Sie uns bitte die aktuelle Forderungs-Excel zukommen lassen?”
  5. “Kommt per FAX”

Vielleicht kennen Sie ja eines oder mehrere der nicht ganz ernst gemeinten Zitate. Wir sehen es täglich: Bei Intercompany-Prozessen wird sehr viel Potenzial verschenkt.

Dabei sind genau solche Prozesse wie geschaffen dafür, mit der richtigen Software-Lösung effizient, einfach, und fehlerfrei durchgeführt zu werden.

Die Vorteile eines gut implementierten Intercompany-Prozesses

Transparenz

  • Überblick über die gesamte Firmenstruktur: Die Unternehmensdaten sind aktuell. Es gibt genau einen Datenbestand, nicht 10. Und zwar über das gesamte Firmennetzwerk hinweg.
  • Reporting. In Echtzeit. SAP HANA macht es möglich. Sie können sich in Echtzeit durch das Unternehmen klicken. Von der Vogelperspektive bis zur einzelnen Rechnung der Tochtergesellschaft auf einem anderen Kontinent.
  • Bessere fundierte Entscheidungsgrundlage: Endlich keine Entscheidungen mehr auf Basis veralteter oder unvollständiger Datensätze treffen.

Stossen zwei Personen auf eine erfolgreiche Unternehmensübernahme an, so hört man 1 Mal die Gläser klingen. Stossen 4 Personen an, sind es bereits 6 Schnittstellen.

Genau so verhält es sich in einer Unternehmensgruppe. Die Frage ist nur: Stösst das neue Unternehmen 1 Mal mit der gesamten Gruppe an – oder mit jedem Unternehmen der Gruppe einzeln?

Effizienz

  • Fehlerreduktion durch gemeinsame Stammdaten: Wir können nicht genug betonen, um wie viel runder die Intercompany Prozesse nach der Implementierung der SAP Business One Intercompany Solution laufen. Ein Fakt, der sich sofort auf Ihre Bottomline auswirken wird.
  • Produktivitätssteigerung durch Automatisierung: Es werden genau die Prozesse automatisiert, die Ihr Unternehmen bisher hauptsächlich gelähmt haben. Ihre Belegschaft kann sich wieder um die wirklich wichtigen Dinge kümmern.
  • Reibungsloser Betrieb aufgrund standardisierter Geschäftsprozesse: Keine Mehrdeutigkeiten mehr in der Prozessdefinition (oder überhaupt zum ersten Mal eine Prozessdefinition) machen das Management der Unternehmensschnittstellen im Alltag um so viel einfacher.

Integration

  • Verbesserte Zusammenarbeit dank einer gemeinsamen Softwareinfrastruktur: Die Vorteile einer integrierten IT liegen auf der Hand: Systeme können untereinander kommunizieren, es gibt kein manuelles Nacharbeiten oder Imports, die dann generell erst beim dritten Mal funktionieren.
  • Volle Synchronisierung der Daten und unternehmensweite Integration Ihrer Anwendungen: Alleine dieser Punkt ist es aus unserer Sicht wert, eine Intercompany-Integration anzudenken. Eine neue Anwendung kann auf einmal an alle Unternehmen der Gruppe ausgerollt werden. Mit garantierter Kompatibilität zu allen anderen Systemen. Und ohne einen neuen Daten-Silo im Unternehmen aufzubauen.
  • Vereinfachte Konsolidierung der Finanzdaten, angepasst an die regionalen, gesetzlichen Bestimmungen: Die Abstimmung zwischen Unternehmen der Gruppe ist ein monatelanger Prozess, bis letztendlich dann der Jahresabschluss des Mutterunternehmens durchgeführt werden kann. Mit der Intercompany-Solution von SAP Business One sind die Finanzdaten konsolidiert. Und das System unterstützt Sie bei der Einhaltung regionaler gesetzlicher Bestimmungen.
  • Schneller und einfacher expandieren mit wenig Kosten-, Zeit- und Arbeitsaufwand: Die Implementierung einer Intercompany Solution ist nicht nur ein Projekt, das bereits bestehende Unternehmen besser integriert – es ist auch eine Investition in die Skalierbarkeit der Unternehmensgruppe.

Die Hürden bei der Implementierung eines Intercompany-Prozesses

Lokale Bedürfnisse und rechtliche Besonderheiten

Nicht nur müssen die Prozesse in die gesamte Unternehmensstruktur eingegliedert werden – es müssen dabei auch lokale rechtliche Besonderheiten und Anforderungen berücksichtigt werden. Eine Gratwanderung, die mit dem richtigen Partner mit lokaler Erfahrung gemeistert werden kann.

Change Prozess

„Das haben wir immer schon so gemacht“. Ein Change-Prozess dieses Ausmasses betrifft das gesamte Unternehmen, nicht jede und jeder wird damit glücklich sein. Auch hier kann ein Partner helfen, der nicht nur die Erfahrung hat, das Projekt rasch und zuverlässig abzuschliessen, sondern auch das nötige lokale Feingefühl besitzt.

Informationsstruktur

Die oftmals lose strukturierten Daten müssen in einer Intercompany-Integration in strukturierte Daten umgewandelt werden. Dieses „Mapping“ ist ein sehr komplexer Prozess, der gleichzeitig wichtig für den Erfolg des Projektes ist.

Best Practice Beispiel: Intercompany-Prozess

Kern eines gut funktionierenden Intercompany-Prozesses sind klar definierte Schnittstellen und Prozesse. Diese Prozesse und Schnittstellen von Anfang an aufzubauen, ist ein sehr aufwändiges Unterfangen.

Dieses Unterfangen wird aber stark vereinfacht, wenn es denn IT-Systeme gibt, die solche Funktionalität bereits mitbringen. SAP R3 und SAP HANA bringen diese Funktionen selbstverständlich out-of-the-box mit sich.

Verwendet die Konzernmutter bereits ein SAP-System (oder ein anderes System, das entsprechende Schnittstellen zur Verfügung stellt), sind bereits gute Voraussetzungen gegeben, die Intercompany-Prozesse mit relativ geringem Aufwand zu optimieren.

Finanzielle Konsolidierung

Ihr nächster Schritt

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